Vivir en comunidad, ya sea en un edificio residencial o comercial, presenta grandes desafíos, no sólo en la convivencia, sino también en la organización del personal, mantenciones, pagos de cuentas, reuniones de asambleas de copropietarios, informes contables y presupuestarios entre otras. Pero, ¿Cuáles son las funciones de un administrador de edificios y condominios?

Como vemos, tomar cuenta de todas estas tareas, requiere de un responsable, a quien la comunidad le faculte para llevar a cabo lo decidido por ellos en la asamblea de copropietarios.

Es de este modo que la figura del administrador de edificios comerciales o residenciales, cobra un gran protagonismo, ya que será el y su equipo de trabajo, quienes logren gestionar las diversas acciones en pro de los resultados esperados por la comunidad.

¿Cuáles son las tareas y funciones del administrador de edificios?

 La ley 19537 sobre copropiedad inmobiliaria en su artículo 23, establece las funciones del administrador

Existen a lo menos 7 grandes tareas y funciones que debe cumplir un administrador de edificios.

Representación legal de la comunidad

Algo que pocos saben o toman en cuenta a la hora de elegir un administrador, es justamente que la figura del administrador de edificios, va más allá de mantener al día los gastos comunes y las mantenciones. El administrador de edificio es el responsable legal y deberá representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios, con las facultades del inciso primero del artículo 7º del Código de Procedimiento Civil, en las causas concernientes a la administración y conservación del condominio, sea que se promuevan con cualquiera de ellos o con terceros.

Estrecha coordinación y colaboración con el comité de administración

El comité de administración representa a todos los copropietarios, quienes son elegidos en una asamblea, para actuar conjuntamente con el administrador del edificio, en la toma de decisiones, que faciliten la gestión y control de la comunidad. Si bien el administrador ejecuta, no es menos cierto que no se manda sólo, es decir, debe consultar y mantener informado al comité de administración, respecto a su gestión y podrá requerir de la autorización de este, para la ejecución de nuevos proyectos o gastos que se requieran realizar.

Gestión administrativa contable

El administrador deberá realizar todas las tareas relativas a cobrar los gastos comunes, pagar sueldos a todos los empleados involucrados en la comunidad. (personal de limpieza, guardias de seguridad, conserjes, entre otros), una adecuada contabilidad de los gastos mensuales, pago de boletas y facturas, control de la morosidad derivada del impago de las cuotas, gastos comunes, o cualquier cuenta que afecte a la comunidad y por supuesto ejercer todas las acciones necesarias en caso de morosidad, según el Reglamento de Copropiedad que tenga la comunidad.

Convocar la asamblea de copropietarios

En la asamblea de copropietarios, se toman las decisiones mas importantes de la comunidad. Algunas son de carácter ordinario y otras de carácter extraordinario, debido a asuntos de suma urgencia que deben ser resueltos. Es por lo anterior que el administrador deberá generar las citaciones a las asambleas, a través de un aviso general o de cartas dirigidas a cada unidad, en la cual actuará como secretario. Por otra parte, presentará e informará sobre su gestión en el periodo, además de los balances económicos de la comunidad, dinero acumulado en el fondo de reserva, gastos, problemas que se hayan presentado y cualquier temática que afecte a los copropietarios y al edificio o condominio.

Normalmente en las asambleas pueden ocurrir diferencias de opinión entre los propietarios, y el administrador deberá servir como mediador ante cualquier conflicto que pueda surgir entre ellos.

Documentación de las decisiones

Para llevar un adecuado control y registro de las decisiones, estará encargado de completar el Libro de Actas. Dependiendo del tipo de decisiones, deberá actualizar los documentos y estatutos de la Comunidad de Propietarios.

Planificación estratégica y control de gestión

Anualmente, el administrador, deberá rendir cuentas ante la comunidad, sobre el estado financiero del edificio y presentar los proyectos que desee realizar, tanto como iniciativa personal o que surja fruto de la propuesta de la asamblea.

Mantenciones que valoricen la propiedad

El administrador deberá liderar y llevar acabo el plan de mantenciones, para de este modo evitar accidentes o falla en el sistema, prolongar la vida útil de artefactos y maquinarias, así como renovar los equipos que sean necesarios, para asegurar el correcto funcionamiento del edificio. También podrá proponer la compra de equipos o el mejoramiento de las diversas áreas del edificio, con el propósito de mejorar la calidad de vida y plusvalía del bien raíz.

Como observamos, la gestión de un administrador de edificios requiere de conocimiento, talento y experiencia en diversas temáticas que van desde lo administrativo propiamente dicho a las relaciones humanas.